Mutarea unui SRL la o altă adresă din același județ se face printr-o mențiune la registrul comerțului. Asociații hotărăsc noua adresă, actul constitutiv se actualizează, se dovedește dreptul de folosință asupra spațiului, iar cererea se depune în 15 zile de la data actului. Codul unic de înregistrare rămâne neschimbat; se modifică doar adresa înscrisă în registru.
Pașii de mai jos urmează ordinea în care lucrează, de obicei, administratorul care își pregătește singur dosarul, de la alegerea spațiului până la anunțarea partenerilor. Reperele sunt cele prezentate de Mențiune ONRC, un site informativ operat de ADISAF SRL, care explică mențiunile de la registrul comerțului cu acte, pași, termene și greșeli frecvente. Site-ul nu aparține instituției ONRC și nu ține locul paginilor oficiale ori al unei consultații juridice.
Ce se schimbă prin mențiune și ce rămâne la fel
Mențiunea actualizează un singur lucru: adresa sediului social din registrul comerțului. Firma rămâne aceeași persoană juridică, cu același cod unic de înregistrare, aceleași contracte și aceiași asociați. Un detaliu scapă însă des din vedere. Noua adresă devine opozabilă terților abia după înregistrare, ceea ce înseamnă că, până atunci, băncile, partenerii și autoritățile se raportează în continuare la adresa veche, iar corespondența oficială poate ajunge tot acolo.
Procedura descrisă aici se aplică numai mutărilor din interiorul aceluiași județ. Când noul sediu se află în alt județ, drumul este altul: firma se înregistrează la registrul de la noul sediu și se radiază din cel vechi, iar primul pas este verificarea și rezervarea denumirii. Lămurirea acestui aspect vine, așadar, înaintea oricărui formular.
Pasul 1: spațiul și dovada dreptului de folosință
Totul începe cu spațiul, pentru că adresa din documentul de folosință va fi copiată, literă cu literă, în toate celelalte acte. Dovada poate fi un contract de închiriere, un contract de comodat sau un act de proprietate. Nici societatea, nici asociații nu trebuie să fie proprietarii imobilului; contează ca actul să permită stabilirea sediului social la acea adresă și să fie valabil în ziua depunerii.
Două situații cer atenție. Comodatul se semnează de toți proprietarii, nu doar de unul dintre soți sau dintre moștenitori. Iar avizul asociației de proprietari se cere doar pentru spațiile din clădirile de locuit colective cărora li se schimbă destinația, potrivit Legii nr. 196/2018.
Pasul 2: hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic
Sediul social este o clauză a actului constitutiv, deci nu poate fi schimbat printr-o simplă notificare trimisă registrului. Este nevoie de voința celor care pot modifica actul constitutiv: hotărârea adunării generale a asociaților, decizia asociatului unic sau, la societățile pe acțiuni, decizia consiliului de administrație ori a directoratului, atunci când aceste organe au atribuții delegate.
În hotărâre, adresa nouă se scrie complet, exact ca în contractul de spațiu. O formulare prescurtată, de tipul „sediul se mută pe strada X”, lasă loc de interpretări și de nepotriviri cu restul dosarului. Data hotărârii merită notată separat în agenda firmei, fiindcă de la ea începe să curgă termenul de depunere.
Pasul 3: actul constitutiv actualizat și declarația-tip
Pe lângă hotărâre, societatea mai pregătește două acte interne. Primul este actul constitutiv actualizat, adică versiunea completă, cu toate clauzele în vigoare și cu noua adresă trecută la articolul despre sediu. Un extras care conține doar clauza modificată nu este suficient; se depune întregul text, așa cum arată el după modificare.
Al doilea este declarația-tip pe propria răspundere privind condițiile de funcționare, formularul ONRC 11-10-141. Se completează pe varianta actuală a formularului și se semnează. Pare o formalitate, dar o declarație nesemnată sau redactată pe un formular vechi se numără printre motivele pentru care dosarele de sediu se întorc la solicitant.
Pasul 4: depunerea cererii în termenul de 15 zile
Cererea de înregistrare se face pe formularul 11-10-150 și se depune în 15 zile de la data actului. Legea nr. 265/2022 lasă trei căi: la ghișeu, prin poștă sau curier ori online, cu semnătură electronică calificată. Ghișeele au program de luni până vineri, între 09:00 și 13:00. Potrivit art. 85, dosarul poate fi depus la oricare oficiu al registrului comerțului, ceea ce îi ajută pe asociații care nu se află în localitatea firmei.
Legea prevede soluționarea cererii într-o zi lucrătoare, însă în practică poate dura mai mult, cererile fiind procesate în ordinea primirii. Din acest motiv, mutarea efectivă a activității și anunțurile către clienți se planifică realist, fără a conta pe o anumită zi. Dacă registratorul constată lipsuri, dosarul este amânat cu cel mult 15 zile calendaristice pentru completare, iar dacă lipsurile nu sunt acoperite, cererea se respinge.
Greșelile care întorc dosarul de sediu
Problemele nu țin, de regulă, de complexitatea procedurii, ci de neatenția la corelarea actelor. Cele semnalate frecvent sunt următoarele:
- adresa diferă între hotărâre, contractul de spațiu și actul constitutiv, fie și printr-un număr de apartament lipsă;
- contractul este expirat sau a fost semnat de o persoană care nu are niciun drept asupra imobilului;
- declarația-tip este nesemnată ori completată pe un formular vechi;
- actul constitutiv este depus doar ca extras, nu în forma actualizată integral.
O verificare încrucișată, făcută cu toate actele pe masă înainte de depunere, scoate la iveală asemenea scăpări cât timp ele se mai pot îndrepta fără costuri de timp. Lista de acte, explicațiile pentru fiecare document și sursele oficiale sunt reunite în procedura de schimbare a sediului social în același județ, pagină care are un rezumat „Pe scurt” și data ultimei verificări.
Pasul 5: după încheiere, adresa nouă ajunge la parteneri
La admiterea cererii, societatea primește încheierea registratorului și certificatul de înregistrare mențiuni. Abia din acest moment adresa nouă poate fi folosită fără rezerve în relația cu terții. Urmează o muncă măruntă, dar necesară: actualizarea adresei la bancă, în contractele aflate în derulare, pe facturi, pe antet și pe site. Un furnizor care trimite o notificare la vechiul sediu nu are nicio vină dacă nimeni nu l-a anunțat de mutare.
Pentru cei care lucrează fără sprijin extern, Mențiune ONRC pune la dispoziție un model orientativ de hotărâre și un verificator al documentelor de sediu social, instrument care rulează direct în browser. Ambele sunt orientative și nu înlocuiesc verificarea juridică a actelor. Când asociații preferă să nu se ocupe personal de formalități, ADISAF poate pregăti și depune dosarul la cerere, în colaborare cu un cabinet de avocat care elaborează documentația juridică.
Privită în ansamblu, mențiunea de sediu este un exercițiu de consecvență: aceeași adresă, scrisă identic în toate actele dosarului, depus la timp. Dacă ceva rămâne neclar, pagina dedicată de pe Mențiune ONRC indică sursele oficiale de la care se poate porni.
